5 façons d'améliorer la collaboration sur vos projets digitaux

Dans cet article, nous vous présentons cinq clés de communication que nous utilisons pour améliorer la collaboration avec nos clients.

La création d’un site Web, d’une application mobile ou d’un autre produit numérique peut se compliquer rapidement. Le nombre d’intervenants et la complexité technique en sont les principales causes, cependant une communication claire facilite grandement les choses et limite les surprises de dernière minute. Chez AC Web, nous pensons qu’une bonne communication est primordiale, cela facilite la compréhension de vos besoins et instaure un climat de confiance et de transparence.

La phase de planification

Que vous créiez un nouveau site Web ou que vous débutiez un marketing numérique, la première étape de tout projet digital commence par la découverte et la planification. Pendant ce temps, le chef de projet communique avec son équipe de concepteurs et de développeurs, ainsi que le client et ses intervenants, pour créer un plan d’action efficace.

À ce stade, il est important que toutes les personnes impliquées dans le projet participent à la planification. Nous avons constaté que la collaboration avec les clients lors d’ateliers facilite les échanges et accélère la prise de décision. Tout ce qui concerne les délais, les priorités, les objectifs et la portée du projet doivent être discutés, documentés et approuvés. En obtenant cette contribution et l’approbation de tous les participants au projet, nous nous assurons que tout le monde est en accord avec le plan de projet et que leurs besoins ont bien été pris en compte.

La documentation du plan de projet est une partie importante du processus de communication. Cette documentation est une référence utile à chaque étape du processus et permet de définir un cadre pour la suite de la collaboration.

La manière dont nous documentons un projet dépend vraiment de ses exigences et des attentes du client en terme d’implication et d’informations. Il peut s’agir d’un simple tableau ou d’un document de travail de 20 pages.

Cette flexibilité dans la manière dont nous définissons un plan permet de réduire les temps et les coûts superflus tout en répondant aux besoins spécifiques de l’équipe qui utilisera ce document.

Communication continue

Construire une relation avec un client nécessite une communication ouverte et honnête. Nos chefs de projet collaborent avec leurs clients de la manière la plus adaptée au projet et aux besoins, nous déterminons qui doit être intégré dans la communication avec les clients et quelles méthodes de communication fonctionneront le mieux.

Cela inclut des réunions en face à face, des points téléphoniques, des emails et des commentaires sur des outils tiers utilisés par le client comme Basecamp ou Zeplin par exemple.

Une communication continue n’est pas seulement importante pour les relations clients, elle l’est également pour nos équipes internes. Les chefs de projet, les concepteurs et les développeurs doivent communiquer régulièrement pour garder le projet sur la bonne voie.

C’est pourquoi nous organisons des réunions quotidiennes pour échanger sur les sujets de la journée et, le cas échéant, résoudre les problèmes pour que les membres de l’équipe poursuivent leurs tâches sereinement.

Une fois les bases établies, notre processus de communication comprend :

  • Points d’avancements réguliers : en fonction de la durée du projet et de la disponibilité de notre client, ils peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles. Ces points incluent un résumé de la progression du projet et des prochaines étapes.
  • Rapports budgétaires : nous prenons les budgets très au sérieux et souhaitons que nos clients sachent comment et quand leur argent est utilisé. Nos chefs de projet publient des rapports indiquant le budget utilisé, le moment où il a été dépensé et les activités auxquelles il a été consacré. Le contenu du rapport et la fréquence d’envoi de ces rapports sont décidés par le client et le chef de projet.
  • Communication non planifiée : Si un imprévu se produit, nos chefs de projet préviennent immédiatement le client. Généralement, un courrier électronique ou un appel téléphonique peut rapidement résoudre le problème, c’est un point important de notre processus. Il n’est pas rare d’avoir des contacts quotidiens avec les clients, de les tenir informés ou d’obtenir leurs avis sur des dossiers sur lesquels nous travaillons. Cette volonté d’avoir des discussions imprévues nous donne la flexibilité nécessaire pour s’adapter rapidement et tenir plus facilement les délais.
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Parler la même langue

Les projets numériques peuvent être intimidants pour les clients ne possédant pas de formation technique. Nous commençons donc par nous renseigner sur le niveau de maîtrise des termes techniques des intervenants. Si ces connaissances ne sont pas suffisantes, nous n’utilisons tout simplement pas ces termes.

Nous nous efforçons également d’expliquer les fonctionnalités et les processus en détail, à la fois en interne et avec nos clients, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et qu’aucun point soit flou.

Nous ne sommes pas les seuls à utiliser un langage interne. Souvent, nos clients ont leur propre terminologie ou acronymes à assimiler. Ces points sont abordés dans notre phase de découverte.

Une fois que nous sommes en mesure de comprendre le langage interne de nos clients, nos conversations avec eux peuvent être plus ciblées et plus précises, ce qui permet d’obtenir de meilleurs résultats avec les différents intervenants.

Design, prototypes et réalisations

Les projets numériques impliquent souvent la présentation de design, de prototypes ou de réalisations aux clients. Ce processus nécessite beaucoup de travail afin de communiquer efficacement. Dans l’idéal, nous aimons présenter notre travail à nos clients en face à face ou par appel vidéo au lieu de leur envoyer les fichiers en vrac sans les parcourir au préalable. Si cela n’est pas possible, nous aimons nous enregistrer en faisant une visite guidée que nous envoyons avec les différents fichiers.

Nous encourageons nos clients à nous faire part de leurs commentaires à toutes ces étapes, et la communication est au cœur de ce processus d’échange. Notre équipe travaille en étroite collaboration avec les clients pour connaître leur avis sur ce que nous avons présenté et comprendre les modifications qu’ils souhaitent. À la fin de ce processus, nous demandons à nos clients de valider notre travail afin que tout le monde visualise clairement ce qui a été approuvé et notre progression.

Nous nous assurons également que les principales caractéristiques et fonctionnalités des maquettes conceptuelles et du design soient annotées avec des directives de comportement utilisateur et de contenu. Ces notes sont importantes pour le client et les développeurs, car elles décrivent le fonctionnement des composants et aident à réaliser la rédaction du contenu.

Nos concepteurs incluent également des versions adaptées à différents supports, des états au survol, du texte de validation et d’autres détails afin que nos clients puissent comprendre et approuver ce qui n’est pas nécessairement vu dans une maquette classique. Nos développeurs utilisent également ces informations lors de la réalisation, ce qui limite les suppositions de leur part.

Planifier par étape

Les projets numériques changent souvent au fur et à mesure de leur avancement en raison de l’évolution des besoins des clients, de problèmes techniques imprévus ou d’une myriade d’autres possibilités.

Et bien qu’une communication solide tout au long d’un projet puisse réduire les risques, elle ne peut pas tous les empêcher. C’est pourquoi notre processus de communication tient également compte de ces perturbations.

Dans le cadre de notre processus de planification, nous incluons les étapes clés pour lesquelles nous reconfirmons les priorités et effectuons les ajustements nécessaires. Il y a aussi des étapes lors du processus où nous arrêtons et prenons des décisions ou finalisons des détails qui n’ont pas encore été définis. Chaque fois qu’un changement susceptible d’avoir une incidence sur le budget, le calendrier ou la portée du projet se produit, nous en informons le client immédiatement afin qu’il puisse faire un choix éclairé.

De meilleurs projets numériques

Se concentrer dès le départ sur la communication nous a permis de rationaliser les projets et de créer une expérience client exceptionnelle. Ces approches nous ont permis d’éviter des conversations embarrassantes au sujet du budget et des délais, et les déceptions à la fois en interne et avec nos clients.

Tandis que d’autres agences peuvent présumer que la communication s’installera, nous nous efforçons d’améliorer nos normes de communication et accroître la transparence. Nous en constatons chaque jour les avantages.