TotalEnergies digitalise ses voyages incentive
Un programme incentive qui passe en mode digital
Une proposition de valeur qui fluidifie l’expérience
TotalEnergies organise des voyages d’incentive pour ses équipes et partenaires. Pour simplifier une gestion jusque-là manuelle et limiter les erreurs, l’entreprise a missionné AC Web Agency pour créer une solution digitale sur mesure.
Valeur
La plateforme offre à TotalEnergies un outil centralisé pour gérer efficacement les voyages d’incentive. Automatisation des inscriptions, suivi des documents et gestion simplifiée réduisent la charge administrative tout en améliorant l’expérience utilisateur et la productivité.
Positionnement
TotalEnergies renforce sa stratégie de digitalisation avec une plateforme facilitant l’organisation des voyages d’incentive. Cette solution améliore l’expérience des équipes et partenaires, optimise les processus internes et réduit les coûts tout en affirmant son engagement pour l’innovation.
Problématiques du client
- Gestion manuelle des inscriptions entraînant des erreurs et des délais
- Suivi complexe des documents des participants
- Absence d’une plateforme centralisée pour visualiser les voyages et leurs participants
- Expérience utilisateur complèxe pour les participants et les administrateurs
Avant la mise en place de notre solution, TotalEnergies gérait les inscriptions et le suivi des participants à l’aide de processus entièrement manuels, reposant sur des échanges d’e-mails, des fichiers Excel et des relances multiples.
Cette organisation provoquait des erreurs fréquentes, un manque de visibilité en temps réel et une charge administrative importante pour les équipes. Le stockage et la vérification des documents d’identité représentaient également une tâche lourde, laissant place aux oublis et aux risques de non-conformité. L’absence d’un outil centralisé compliquait en plus la coordination entre les différentes parties prenantes.
TotalEnergies avait donc besoin d’une plateforme numérique complète, capable de centraliser l’ensemble des informations, de sécuriser les données sensibles et d’automatiser les étapes clés afin de rendre le processus plus fiable, plus rapide et plus fluide pour tous.
Objectifs
à atteindre
Automatiser l’inscription des participants
Centraliser la gestion des voyages et des rotations
Offrir un suivi en temps réel des inscriptions
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Sécuriser et simplifier le stockage des documents
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Service
Solutions mises en place
Pourquoi cette solution est adaptée
Comment la solution répond au problème
Méthode / Process
Automatisation, sécurité, UX
Analyse
Nous avons démarré par une analyse précise des besoins de TotalEnergies pour identifier les enjeux des organisateurs et participants. Des ateliers de co-conception ont défini les fonctionnalités clés, complétés par un benchmark des meilleures pratiques en gestion d’événements.
Stratégie
Notre approche s’est construite autour de trois axes : automatisation, sécurité et expérience utilisateur. Nous avons adopté une architecture cloud afin d’assurer scalabilité et haute disponibilité. Une attention particulière a été portée à la fluidité de l’interface pour favoriser l’adhésion des participants et des administrateurs.
Conception
Le développement a été mené en méthodologie Agile, favorisant des itérations rapides et des améliorations continues selon les retours de TotalEnergies. Nous avons choisi une technologie robuste garantissant une sécurité optimale des données. Des tests utilisateurs ont été réalisés à chaque étape pour ajuster ergonomie et fonctionnalités.
Résultats et performance
+60%
de réduction du temps de gestion administrative grâce à l’automatisation des inscriptions et du suivi documentaire.
+85%
d'augmentation de la satisfaction des organisateurs et participants, mesurée via des enquêtes internes post-lancement.
+95%
de taux d’adoption de la plateforme, démontrant une prise en main intuitive et une réelle valeur ajoutée pour TotalEnergies.
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